REGLEMENT INTERIEUR DE LA SPA ADOPTE PAR L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DU 3 DECEMBRE 2011

Article 1er 

 

Conformément aux articles 13 et 32 des statuts de la SPA, le présent règlement intérieur arrête les règles d'organisation et de fonctionnement de l'association, notamment la création d'un poste de directeur général, ainsi que les règles d'organisation et de fonctionnement des organes de l’association. 

 

Le présent règlement intérieur a été établi par le conseil d'administration, et adopté par l'assemblée générale. 

 

 

I. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES DE L’ASSOCIATION 

 

 

Article 2 

 

Une assemblée générale, un conseil d'administration, un bureau exécutif comprenant notamment un président, un trésorier et un secrétaire général, ainsi qu'un directeur général, contribuent au fonctionnement de l'association. 

 

Les attributions de chaque organe sont déterminées par les statuts ; l’organisation et le fonctionnement de ces organes est déterminée par le présent règlement intérieur. 

 

 

Article 3 : L'assemblée générale 

 

 

Article 3.1 – dispositions générales 

 

Seuls les membres de l’assemblée générale, tels que désignés à l’article 3 des statuts, ayant adhéré à l'association au titre de l'année précédente et qui sont à jour de leur cotisation au titre de l'année en cours au jour de l'ouverture de l'assemblée générale délibérante, ont le droit de voter aux assemblées générales. 

 

Peuvent participer à l'assemblée générale avec une voix consultative, outre le directeur général de l’association, toute personne dont l'avis peut être recueilli et susceptible d'éclairer ses délibérations, invitée par le président. 

 

Au début de chaque réunion, l'assemblée générale appelée à délibérer, procède à la désignation de son bureau de séance, composé au moins du président et du secrétaire général ; ce bureau peut être celui de l’association. 

 

Le président préside les assemblées générales, expose les questions à l'ordre du jour, et conduit les débats. En cas d'empêchement, le président se fait suppléer. 

 

Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l'ordre du jour. 

 

Le vote par correspondance et/ ou électronique est obligatoirement proposé pour toutes les résolutions et élections soumises à l'assemblée générale. Les bulletins des membres votant par correspondance doivent parvenir au siège de l'association au plus tard deux jours ouvrés avant la date de l'assemblée générale. 

 

 

Article 3.2 : Procédure électorale 

 

Lors de chaque élection par l'assemblée générale, les membres présents désignent parmi eux un bureau électoral composé de cinq personnes dont deux membres du conseil d'administration sortant. Les candidats à l'élection ne peuvent être nommés au bureau électoral. Si tous les membres du conseil d’administration sortant sont candidats, les membres du bureau électoral sont, dans leur totalité, élus au sein des membres présents de l’assemblée générale. 

 

Le bureau électoral choisit en son sein son président et son secrétaire. Si le bureau électoral comprend un membre issu du conseil d’administration sortant, celui-ci exerce les fonctions de président ; s’il en comprend deux, l’un d’eux exerce les fonctions de président, l’autre les fonctions de secrétaire. 

 

Le bureau électoral surveille les opérations de vote, depuis son ouverture jusqu'à sa fermeture. Il résout les difficultés pratiques, veille à ce qu'aucune manœuvre n'altère la sincérité du scrutin, surveille les opérations de dépouillement. Il exerce ses fonctions en toute indépendance et impartialité. Il est assisté, dans sa mission, par l’huissier mentionné à l’alinéa suivant. 

 

L’organisation du vote par correspondance et, le cas échéant, du vote électronique, peut être confiée à un prestataire spécialisé ; l’ensemble des opérations est placée sous le contrôle d’un huissier de justice qui garde secret le résultat jusqu'à la clôture du vote de l'assemblée générale. 

 

 

Article 4 : Le conseil d'administration 

 

 

Article 4.1: procédure électorale 

 

La date de l’assemblée élective est fixée par le conseil d’administration. 

 

Sont éligibles les personnes physiques, membres de l’association, âgées de 22 ans au moins et de 75 ans au plus au jour de la clôture des dépôts de candidatures, et qui sont à jour de leur cotisation à la clôture des dépôts des listes de candidatures.

 

Toute personne ayant exercé des fonctions salariées au sein de la SPA ne peut être élue en qualité de membre du conseil d'administration moins d'un an au moins après la fin de ses fonctions salariées. De même, un membre du conseil d'administration ne peut être embauché en qualité de salarié de la SPA moins d'un an après l'expiration de son mandat d'administrateur. 

 

En faisant acte de candidature, le candidat, s’il est élu, s’engage à : 

 

  • -    déférer à toute convocation du conseil d’administration, 
  • -    prendre une part active aux débats et délibérations du conseil d’administration, 
  • -    observer la plus stricte confidentialité quant aux faits dont il serait amené à connaître à raison de ses fonctions d’administrateur ; cette obligation n’est pas limitée dans le temps, même après la cessation des fonctions. 

 

Les administrateurs sont élus pour trois ans par l’assemblée générale, au scrutin secret de liste à un tour, avec dépôt de listes comportant autant de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, sans adjonction ni suppression de noms et sans modification de l’ordre de présentation. 

 

Il est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de suffrages exprimés un nombre de sièges égal à la moitié plus un du nombre de sièges à pourvoir c'est-à-dire 5. Cette attribution opérée, les autres sièges sont répartis entre toutes les listes à la représentation proportionnelle suivant la règle de la plus forte moyenne. 

 

Le mandat des administrateurs prend fin à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui statue sur les comptes de l'exercice écoulé, tenue lors de la troisième année qui suit leur élection. 

 

Sont électeurs les membres d'honneur ainsi que les membres titulaires et bienfaiteurs ayant adhéré à l'association au titre de l'année précédente et à jour de leur cotisation au titre de l'année en cours à l'ouverture de l'assemblée générale délibérante. 

 

Les candidats doivent se regrouper en liste complète de 9 noms numérotés de 1 à 9 ; les 9 candidats doivent être domiciliés dans quatre régions administratives différentes au moins afin d'assurer un panachage géographique. 

 

Nul ne peut être candidat sur plus d’une liste. 

 

Les listes de candidatures doivent être adressées au président de l'association dans le délai fixé par le conseil d'administration. Celui-ci doit écarter toute liste non conforme aux conditions de candidatures posées par les statuts et le présent règlement intérieur. 

 

Chaque liste doit mentionner obligatoirement, pour chacun des 9 candidats, leurs nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, profession, date depuis laquelle il est membre sans interruption de la SPA (avec le numéro de sa carte de sociétaire et sa date de délivrance) et, le cas échéant, les distinctions obtenues dans le monde de la protection animale et les fonctions actuellement ou précédemment occupées et les services rendus. 

 

Les mandats sont attribués selon l'ordre de présentation sur la liste. 

 

Le panachage et le vote préférentiel sont interdits. Tout bulletin complété, raturé, modifié, etc. est considéré comme nul. 

 

Tout membre du conseil d'administration peut être révoqué, notamment en cas de trois absences consécutives aux convocations du conseil d'administration, ou de comportement incompatible avec l'esprit de l'association, ou en infraction avec les statuts, le règlement intérieur ou la charte du bénévole. L’intéressé doit être mis en mesure de faire valoir ses observations en défense en temps utile. 

 

La révocation d'un membre du conseil d'administration est votée par l'assemblée générale à la majorité absolue des votants. L’administrateur ainsi révoqué conserve la qualité de membre de l’association.  

 

 

Article 4.2: Réunions du conseil d'administration 

 

Les convocations aux réunions du conseil d'administration sont adressées par le président par tout moyen écrit au moins dix jours avant la réunion et mentionnent, à titre indicatif, l'ordre du jour qui peut être complété en séance. 

 

Lorsqu’il est donné pouvoir de représentation, chaque pouvoir, nécessairement écrit et signé par le membre absent, n'est valable que pour une séance du conseil d’administration. Il mentionne clairement l'identité du mandant et celle du mandataire ainsi que la date, le lieu et l'ordre du jour de la séance du conseil d’administration concernée. 

 

Les votes se déroulent à main levée. 

 

 

Article 5 : Le bureau exécutif 

 

 

Article 5.1 : Composition du bureau exécutif 

 

Immédiatement après son élection, le conseil d’administration choisit parmi ses membres, à scrutin secret, le bureau exécutif composé d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire général, qui sont désignés successivement et dans l’ordre qui vient d’être indiqué, au scrutin uninominal majoritaire à un tour, pour un mandat de trois ans qui expire, dans tous les cas, avec celui des membres du conseil d’administration. 

 

Le bureau comprend en outre, avec voix consultative, à titre d’invité permanent, le président du comité d’éthique. 

 

Le directeur général de l’association assiste aux séances du bureau, avec voix consultative. 

 

Les membres du bureau sont révocables par le conseil d'administration pour juste motif, après que l’intéressé a été mis en mesure, en temps utile, de présenter ses observations. Le conseil d’administration se prononce à scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages exprimés, après audition de l’intéressé. 

 

Peuvent être retenus comme juste motif trois absences consécutives aux convocations du bureau exécutif, même si l’administrateur s'est fait représenter, un comportement incompatible avec l'esprit de l'association, ou en infraction avec les statuts, le règlement intérieur ou la charte du bénévole. 

 

La personne ainsi révoquée conserve son mandat d’administrateur, sauf si la révocation intervient pour cause de comportement incompatible avec l'esprit de l'association, ou en infraction avec les statuts, le règlement intérieur ou la charte du bénévole.

 

Dans tous les cas, la personne révoquée conserve sa qualité de membre de l’association.

 

En cas de vacance d'un membre du bureau exécutif, pour quelque cause que ce soit, le conseil d'administration pourvoit à son remplacement dans un délai de trois mois, parmi les membres du conseil d’administration. La personne ainsi désignée exerce ses fonctions pour la durée du mandat qui reste à courir. 

 

Le président, le trésorier et le secrétaire général du bureau exécutif ne peuvent pas cumuler ces fonctions avec celles de président de comité d’éthique. 

 

Peut également participer aux réunions du bureau exécutif, avec voix consultative, tout cadre exécutif invité par le président et dont l'avis peut être susceptible d'éclairer les délibérations du bureau exécutif. 

 

 

Article 5.2 : Réunions du bureau exécutif 

 

Le bureau exécutif se réunit au moins six fois par an et chaque fois qu'il est nécessaire, sur convocation du président. 

 

Les convocations au bureau exécutif sont adressées par tout moyen écrit au moins huit jours avant la réunion et mentionnent, à titre indicatif, l'ordre du jour qui peut être complété en séance. 

 

Tout membre empêché d'assister personnellement au bureau exécutif peut donner pouvoir de le représenter à un autre membre du bureau exécutif ayant voix délibérative. Chaque membre ne peut toutefois détenir plus d'un seul pouvoir. 

 

Chaque pouvoir, nécessairement écrit et signé par le membre absent, n'est valable que pour une séance du bureau exécutif. Il mentionne clairement l'identité du mandant et celle du mandataire ainsi que la date, le lieu et l'ordre du jour du bureau exécutif concerné. 

 

Le bureau exécutif ne délibère valablement que si deux au moins de ses trois membres sont présents. 

 

Le bureau exécutif délibère à la majorité absolue de ses membres présents ou représentés ; en cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. 

 

Les votes se déroulent à main levée. 

 

Il est tenu procès-verbal des délibérations et résolutions du bureau exécutif. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire général. Ils sont établis sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association.

 

 

Article 6 : Le président 

 

Le président cumule les qualités de président du conseil d'administration, du bureau exécutif et de l'association; ses fonctions sont bénévoles et principalement honorifiques et représentatives. 

 

Il peut déléguer, par écrit, ses pouvoirs et sa signature pour certains actes déterminés de nature technique, administrative ou comptable, à toute personne de son choix, et notamment au directeur général ; il peut à tout instant mettre fin aux dites délégations. 

 

En cas d'empêchement constaté par le comité d’éthique, les fonctions du président de l’association sont provisoirement exercées par le secrétaire général et, si celui-ci est à son tour empêché d'exercer ces fonctions, par le conseil d’administration.

 

 

Article 7 : Le secrétaire général 

 

Le secrétaire général établit ou fait établir sous son contrôle, les procès verbaux des réunions du bureau, du conseil d'administration et des assemblées générales. Ces deux derniers doivent être adressés dans un délai d'un mois aux membres du conseil d'administration. 

 

Il tient ou fait tenir, sous son contrôle, les registres de l'association. 

 

Il procède ou fait procéder, sous son contrôle, aux déclarations à la Préfecture et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales et réglementaires. 

 

Il peut agir par délégation du président. 

 

 

Article 8 : Le trésorier 

 

Le trésorier peut, par délégation et sous le contrôle du président: 

 

  • -    procéder au paiement des dépenses et à l'encaissement des recettes ; 

 

  • -    ouvrir et faire fonctionner dans tous établissements de crédits ou financiers, tous comptes et tous livrets d'épargne. 

 

Il peut, avec l'accord du président, déléguer ou subdéléguer tout ou partie de ses pouvoirs. 

 

 

Article 9 : Frais de représentation des membres du conseil d'administration 

 

En application de l'article 19 des statuts, à chaque séance, le conseil d'administration décide, au vu des justificatifs présentés, du remboursement des frais occasionnés par tout administrateur et par tout membre des comités à l'occasion des fonctions permanentes de l’intéressé, indépendamment du nombre de mandats effectivement exercés simultanément au sein de la SPA. 

 

Ces remboursements sont effectués à l'euro près, dans la limite des plafonds cumulatifs suivants: 

 

  • -    un plafond pour chaque déplacement, fixé selon les moyens utilisés ainsi qu'il suit: 

 

  • o    pour les trajets en train, le prix d'une place en seconde classe ; 
  • o    pour les trajets en avion, le prix d'une place en classe « éco » ; 
  • o    pour les trajets avec son véhicule personnel, l'indemnité fiscale kilométrique pour une voiture de quatre chevaux fiscaux ; 
  • o    pour les trajets avec un véhicule de location, le prix moyen en première catégorie ; 
  • o    pour les repas, le prix moyen d'un menu du jour ; 
  • o    pour les nuitées à l'hôtel, le prix moyen d'une chambre deux étoiles ; 

 

Ces trois derniers prix moyens sont déterminés chaque année par le conseil d'administration. 

 

  • -    un plafond global annuel, toutes natures de frais confondues, égal à 15.000 €. Ce plafond global peut être modifié par le conseil d'administration à l'unanimité moins une voix, qui a, sur ce point, le pouvoir corrélatif de modifier le règlement intérieur. 

 

Par exception, il n'est pas tenu compte du plafond global précité au titre des frais engagés sur ordre de mission pour mandat exceptionnel, chaque ordre de mission fixant un plafond global spécifique au mandat concerné. 

 

Les frais engagés par le président de l'association dans l'exercice de ses fonctions sont soumis au plafond global annuel visé ci-dessus. 

 

Le conseil d'administration décide également, au cas par cas, de la prise en charge totale ou partielle, par l'association, des cartes de réduction ou autres modes d'abonnement de nature à réduire significativement les frais de représentation de chaque membre du conseil d'administration, selon sa situation personnelle. 

 

Selon les mêmes principes, des avances sur remboursement de frais peuvent être attribuées par le bureau sous réserve d'une régularisation annuelle par le conseil d'administration. 

 

 

Article 10 : Le directeur général 

 

Le directeur général est salarié de l'association. Ses fonctions sont incompatibles avec celles de membre du conseil d'administration. Toutefois, il peut être membre de l'association. 

 

Le directeur général est placé sous l'autorité du président et est chargé de la gestion et de la direction de l'ensemble du personnel salarié de l'association, ainsi que de l'administration courante et de la correspondance générale de l'association. Il rend compte au président de l’association de l’accomplissement de sa mission. 

 

Le directeur général agit sur délégation du président de l’association. Il peut déléguer certaines de ses attributions, sur autorisation du président de l’association. 

 

Plus généralement, le directeur général est investi d'une mission d'information et d'exécution des décisions prises par le bureau exécutif dans les domaines relevant de sa compétence. 

 

Le directeur général est assisté d’un comité de direction, placé sous son autorité, regroupant les directeurs salariés de tous les services centraux de l'association, parmi lesquels, notamment : direction financière, direction des ressources humaines, direction du patrimoine et de l’immobilier, direction de la communication, du marketing et de la collecte, direction de la protection et des refuges, direction juridique. 

 

 

II. LE COMITE DES APPELS D'OFFRES ET LE COMITE D’ETHIQUE 

 

 

Article 11 : Le comité des appels d'offres 

 

Le comité des appels d'offres se réunit, sans forme, autant de fois qu’il est nécessaire. 

Il choisit, en son sein, à chaque réunion, son président de séance.

 

Pour tous les contrats et marchés de fournitures, de travaux ou de services, dont le prix maximum est supérieur à un seuil fixé par le conseil d’administration, il détermine les critères de sélection des cocontractants de l’association, règle la procédure de consultation, examine les offres, et choisit lui-même l’adjudicataire, jusqu’à un seuil fixé par le conseil d'administration. Au-delà, il soumet ses propositions au bureau, qui prend la décision sauf si celle-ci relève statutairement du conseil d'administration. 

 

Les critères de sélection et la procédure de consultation doivent avoir pour finalité de permettre le choix éclairé de la meilleure solution technique au meilleur coût, dans le respect du principe d’égalité entre les candidats. 

 

Les membres du comité des appels d’offres remplissent leurs fonctions en toute indépendance et impartialité ; pour chaque consultation, ils sont tenus de certifier sur l’honneur, par écrit, l’absence de toute communauté d’intérêt quelconque avec les candidats, ou, le cas échéant, de déclarer l’existence d’un tel conflit d’intérêt. 

 

Dans ce dernier cas, le membre concerné s’abstient de siéger. Il est remplacé, sur la décision des membres restants, par un administrateur ou un salarié présentant les compétences requises. 

 

La même règle est appliquée en cas d’indisponibilité d’un ou de plusieurs membres du comité des appels d’offres ; celui-ci doit toujours être composé d’au moins trois personnes. 

 

Le comité des appels d’offres statue à la majorité de ses membres ; en cas de partage des voix, celle du président du comité des appels d’offres ou, en son absence, du président de séance est prépondérante. 

 

Il est tenu de motiver ses choix par écrit, en annexe au procès-verbal de ses délibérations. Le membre opposant ou qui s’abstient consigne, sur le même document, les raisons de son opposition ou de son abstention. 

 

 

Article 12 : Le comité d’éthique  

 

Le comité d’éthique se réunit, sans forme, autant de fois qu’il est nécessaire. Il choisit en son sein, pour chaque réunion, son président de séance. 

 

Le comité d’éthique se saisit en toute liberté de toute question, impliquant un des intérêts mentionnés à l’alinéa 1er de l’article 12 des statuts, qui lui paraît devoir faire l’objet d’une recommandation à portée générale. 

 

Les autorités visées aux alinéas 3 et 4 de l’article 12 des statuts adressent leurs projets de décisions au comité d’éthique, qui doit s’efforcer de rendre son avis ou sa recommandation dans les quinze jours de sa saisine. 

 

Sauf cas d’urgence dûment justifié, la décision de l’autorité ne peut intervenir avant l’expiration de ce délai. Dans tous les cas, le comité d’éthique est tenu de rendre son avis ou sa recommandation. 

 

Avant l’expiration dudit délai de quinze jours, le comité d’éthique peut demander, par écrit, à l’autorité concernée, tout éclaircissement relatif au projet de décision dont il est saisi. Dans ce cas, un nouveau délai de quinze jours court à compter de la réception, par le comité, des renseignements demandés. 

 

Lorsque la saisine du comité d’éthique est obligatoire, l’autorité concernée peut soit renoncer à son projet, soit persister dans celui-ci, soit se ranger à l’avis ou à la recommandation du comité d’éthique. 

 

L’autorité qui passe outre un avis ou une recommandation défavorable du comité d’éthique, doit spécialement motiver, par écrit, sa décision à cet égard. Cette décision motivée est annexée au procès-verbal des délibérations du comité. 

 

Le comité d’éthique statue à la majorité de ses membres ; en cas de partage des voix, celle du président du comité d’éthique ou, en son absence, du président de séance est prépondérante. 

 

Les avis et recommandations du comité d’éthique sont motivés ; le membre opposant ou qui s’abstient peut exposer sa position : elle figure alors en annexe au procès-verbal de séance.  

 

Si un membre est défaillant ou empêché de manière durable, il est remplacé par décision du conseil d’administration de l’association, sur proposition spécialement motivée du président. Le remplaçant est nommé pour la durée qui restait à courir du mandat du membre défaillant ou empêché. 

 

En cas de vacance de la fonction présidentielle, il est procédé à l’élection d’un nouveau président, suivant la procédure visée à l’article 12, alinéa 8, des statuts, pour la durée du mandat qui reste à courir.

 

En cas de désintérêt manifeste ou de comportement manifestement incompatible avec l’exercice de ses fonctions, le membre concerné peut être révoqué par le conseil d’administration de l’association, sur proposition du président, après avoir été mis à même de présenter ses observations écrites. Il est alors remplacé suivant la procédure visée à l’article 12, alinéa 8, des statuts. La proposition de révocation, dûment motivée, et, le cas échéant, les observations écrites de l’intéressé, sont annexées au procès-verbal de la délibération du conseil d’administration. 

 

 

 

III. LES DELEGUES ENQUETEURS 

 

 

Article 13  

 

La qualité de délégué enquêteur peut être attribuée par le conseil d'administration à un membre de l'association, avec pour mission de représenter l'association dans un secteur géographique déterminé à l'occasion d'enquêtes, visites, surveillances ou autres. Le délégué enquêteur veille au respect des lois et règlements relatifs à la protection animale. 

 

Le délégué enquêteur est tenu de dresser un rapport sur l'exécution de sa mission et sur ses constatations. 

 

Les fonctions de délégué enquêteur sont bénévoles. 

 

 

 

 

IV. LES MEMBRES CORRESPONDANTS 

 

 

Article 14 

 

La qualité de membre correspondant peut être attribuée à un organisme français ou étranger, qui peut être une personne physique ou morale, avec lequel l'association entretient des relations. Pour être membre correspondant, il faut être agréé par le conseil d'administration. 

 

Ce titre ne confère pas aux personnes qui l'ont obtenu la qualité de membre de l'association au sens de l'article 3 des statuts. En conséquence, les membres correspondants ne participent pas à l'assemblée générale et ne peuvent pas être membres du conseil d'administration. 

 

 

 

V. DIVERS 

 

 

Article 15 : L'exercice social 

 

L'exercice comptable débute le 1er janvier et se clôt le 31 décembre de chaque année. 

 

 

Article 16 : Le commissaire aux comptes 

 

L'assemblée générale nomme un commissaire aux comptes titulaire et un commissaire aux comptes suppléant, inscrits sur la liste des commissaires aux comptes de la Compagnie Régionale. 

 

Le commissaire aux comptes exerce sa mission selon les normes et règles de la profession. Il établit et présente, chaque année, à l'assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité et la sincérité des comptes. 

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