Prestation de service d'édition de reçus fiscaux

Identification de l'organisme qui passe le marché : La Société Protectrice des Animaux, 39 boulevard BERTHIER, 75847 Paris

Objet du marché : Prestation de service d'édition de reçus fiscaux

Le contexte :
La collecte de fonds et les relations avec les donateurs et adhérents sont sous la responsabilité du Service marketing, rattaché à la Direction de la Communication et du Marketing.
Les missions qui incombent à ce titre au service marketing :
- La stratégie de collecte de fonds auprès de l'ensemble des cibles donatrices et adhérentes
- La mise en place et le suivi de l'ensemble des campagnes de sollicitation, sur l'ensemble des canaux (print, téléphone, web, face à face...)
- La relation avec l'ensemble des cibles Grands Comptes (entreprises et grands donateurs)
- Le pilotage du traitement des dons et des prestataires intervenant sur cette prestation.
- La gestion de la relation avec les donateurs
- La supervision de la base de données
- La production d'études et du reporting de la collecte

Composition de l'équipe :
- 3 chargés de marketing
- 1 chargée de base de données et d'analyse marketing
- 2 chargées de relations donateurs et adhérents dont 1 en charge de la coordination de la prestation d'édition et routage des reçus fiscaux et de son prestataire.

Le Processus de gestion des reçus fiscaux :
L'hébergement de la base de données des donateurs de la SPA ainsi que les prestations de fulfillment et d'édition des reçus fiscaux associées sont assurés par Publicis Technology/ Swiss Post et CFI. Les dons sont saisis par Swiss Post et intégrés quotidiennement dans la base de données Sirius III. La SPA enregistre plus de 500 000 dons et 20 000 adhésions par an et émet autant de reçus fiscaux correspondants.

Les reçus fiscaux sont générés et les fichiers de données correspondants extraits, selon les règles de gestion décrites ci-après :
- Une fois par semaine, le lundi soir, au cours de l'année
- En janvier pour les reçus annuels
Les reçus fiscaux envoyés aux donateurs empruntent trois circuits principaux selon les données renseignées (adresse e-mail notamment) et le montant de leur don :
- Circuit « dématérialisé »
- Circuit « envoi SPA »
- Circuit « édition externalisée »

Reçus fiscaux imprimés par le prestataire d'édition :
Le prestataire d'édition des reçus fiscaux ne gère pas le circuit dématérialisé.
La majorité des reçus fiscaux sont édités et expédiés par le prestataire d'édition, directement au donateur ou adhérent. C'est le cas pour :
- TOUTES les adhésions (car le reçu fiscal est accompagné de la carte d'adhérent)
- Les dons strictement inférieurs à 1 500euro(s) dont le donateur n'a pas communiqué d'adresse mail
- Les dons supérieurs ou égaux à 1 500euro(s). Les reçus sont édités par le prestataire mais envoyés au service donateurs de la SPA qui gère l'envoi aux donateurs
- Les dons réguliers après l'interruption du prélèvement
- Traitement de reçus fiscaux atypiques :
Certains dons font l'objet d'un traitement particulier ponctuel :
- Dons par prélèvement automatique : génération de reçus fiscaux annuels, en février, avec extraction de données et modèle ad-hoc
- Donateurs ayant opté pour un reçu annuel ou dons unitaires <6euro(s) mais cumul annuel > 6euro(s) : génération de reçus fiscaux annuels, en février, avec extraction de données ad-hoc
- Dons intégrés en masse, une fois par an, en décembre correspondants à des abandons de frais kilométriques : génération de reçus fiscaux annuels, en février, avec extraction de données ad-hoc

Pour plus d'informations sur la SPA : https://www.la-spa.fr/

Durée du marché : Les prestations seront exécutées dans le délai d'un an à compter de la notification du marché.
Le marché pourra être reconduit trois fois.
La période optimale de démarrage pour la SPA avec le prestataire retenu est fixée au 1er janvier 2018 pour un premier dépôt dès après la clôture 2017, soit début février 2018.

Nombre et consistance des lots : Le marché est global

Procédure de passation : Procédure de type appel d'offres restreint

Modalités d'attribution :

Seuls 3 candidats seront retenus à l'issue de l'analyse des candidature et se verront remettre le dossier de consultation.

Chaque candidat devra produire les pièces suivantes :
1- Une déclaration sur l'honneur (cf. modèle ci-joint) signée attestant qu'il ne fait pas l'objet d'une interdiction de soumissionner et qu'il est en règle au regard des articles L 1512-1 à L 1512-11 du code du travail concernant l'emploi des travailleurs handicapés.
2- Les pièces définies ci-dessous permettant l'évaluation de l'expérience ainsi que des capacités professionnelles et financières du candidat :
Capacités professionnelles :
- Date de création et taille de l'entreprise (indication notamment, si appartenance à un groupe)
- Effectif global et effectif consacré au monde associatif
- Liste des principales prestations effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé (des références dans les domaines associatifs et connexes seraient un plus)
- Organisation globale
Capacité économique et financière :
- Déclaration concernant le chiffre d'affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l'entreprise ou du début d'activité de l'opérateur économique.
3- La convention de confidentialité complétée et signée (dont le modèle est repris dans la rubrique 'renseignements divers' du présent avis de publicité
4- L'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité (c'est-à-dire justifiant le paiement des primes pour la période en cours).

Critères de sélection : Les 3 candidats admis à remettre une offre seront sélectionnés à partir de leurs qualités professionnelles, techniques et financières.
Date limite : 20 novembre 2017, à 16h00

Les candidatures devront être adressées avant la date et l’heure limite par mail à l.dalifard@la-spa.fr
 

Renseignements divers : Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires, les candidats peuvent envoyer leurs questions par écrit à Mme Anne Solène Poupon à l'adresse électronique suivante : a.poupon@la-spa.fr au plus tard le 13/11/2017
Les réponses seront transmises simultanément par mail à l'ensemble des candidats au plus tard le 15/11/2017

Chaque candidat devra remettre avec son dossier de candidature la présente convention de confidentialité reproduite sur un document vierge, complétée et signée. L'envoi du dossier de consultation aux 3 candidats retenus sera conditionné à l'obtention par le service marketing de ladite convention.


CONVENTION DE CONFIDENTIALITE

Entre

La Société Protectrice des Animaux
Association nationale reconnue d'utilité publique par Décret du 22 décembre 1860
Dont le siège social est situé 39 boulevard Berthier - 75017 PARIS et le numéro SIREN est le 775 691 991
Représentée par Natacha Harry, en sa qualité de Présidente.

ci-après dénommée l'Association

d'une part,

Et

...



ci-après dénommée le Prestataire
d'autre part


Ci-après dénommées ensemble les « Parties »

PREAMBULE
L'Association a pour vocation de recueillir et soigner les animaux perdus ou abandonnés afin de les faire adopter grâce à ces 57 refuges, ses maisons SPA et ses dispensaires. Elle a aussi pour missions la lutte contre le trafic et le commerce des animaux ainsi que la sensibilisation de l'opinion publique.

Le prestataire est une société spécialisée dans le domaine ...

L'Association et le Prestataire envisagent de collaborer dans le cadre de prestations pour ...

Dans ce cadre, les Parties pourront être amenées à se fournir réciproquement des informations confidentielles dont chacune s'engage à conserver la confidentialité dans les termes et conditions des présentes.

CECI ETANT EXPOSE, IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT

ARTICLE 1
L'expression "Informations Confidentielles" (ci- après dénommées l'Information ou les Informations) utilisée dans le présent accord de confidentialité désignera toute information communiquée ou divulguée par l'une des Parties à l'autre soit sous forme écrite et présentant la mention "CONFIDENTIEL" soit sous forme orale ou visuelle en indiquant qu'elle est confidentielle, puis présentée sous forme écrite avec la mention "CONFIDENTIEL" par la partie titulaire de l'Information (ci-après dénommée " Partie Communicante") à l'autre (ci-après dénommée "Partie Recevante") dans le mois suivant sa communication.

ARTICLE 2
Chacune des Parties s'engage à :
- à recevoir, traiter et maintenir l'Information à titre strictement confidentiel,
- à s'abstenir d'utiliser l'Information, directement ou indirectement, autrement que dans le but défini dans la convention et ce, tant pour elle-même que pour tout tiers, dans quelque domaine et de quelque manière que ce soit,
- à limiter la communication de l'Information à ses employés qui ont véritablement besoin de la connaître et qui sont liés par un engagement de confidentialité,
- à ne communiquer ou divulguer l'Information à toute autre personne, organisation ou entité sous quelque forme et à quelque fin que ce soit, directement ou indirectement, sans l'accord préalable et écrit de l'autre partie.

ARTICLE 3
Les obligations imposées aux Parties par la présente convention ne s'appliquent pas aux éléments de l'Information :
- dont la Partie Recevante peut prouver que ces éléments étaient connus d'elle antérieurement à la date de remise de l'Information,
- dont la Partie Recevante peut prouver que ces éléments résultent d'une étude réalisée avant leur communication indépendamment de l'utilisation de l'Information par la Partie Recevante, au profit d'un tiers indépendant et de bonne foi,
- qui étaient dans le domaine public à la date de leur communication,
- qui, après leur communication, deviendraient accessibles au public par publication ou tout autre moyen, sauf si ce fait résulte d'une faute ou d'une négligence de la Partie Recevante,
- dont la Partie Recevante peut prouver que ces éléments lui auraient été communiqués par une tierce personne sans qu'il y ait violation d'une obligation de confidentialité.

ARTICLE 4
Toute modification ou dérogation à la présente convention doit faire l'objet d'un document signé par les deux Parties.

ARTICLE 5
Aucune disposition, expresse ou tacite, de la présente convention ne peut être considérée comme conférant à l'une des Parties un quelconque droit de propriété intellectuelle ou industrielle, notamment sous forme de licence ou de droit d'utilisation en dehors du cadre de la présente convention.

ARTICLE 6
Toutes les Informations reçues dans le cadre de la présente convention, sur quelque support qu'elles se trouvent, restent la propriété exclusive de la Partie Communicante qui pourra en demander soit la restitution soit la destruction, ainsi que celles des éventuelles copies qui auraient pu être réalisées avec l'accord de la Partie Communicante.

ARTICLE 7
Chaque partie désigne une personne, dont le nom figure ci-après, en qualité de coordinateur chargé de communiquer ou de recevoir les Informations dans le cadre de la présente convention.

Pour l'Association : ...

Pour le Prestataire : ...

ARTICLE 8
La présente convention de confidentialité entrera en vigueur dès qu'elle aura été signée par les deux Parties.

La convention s'applique aux échanges d'Informations intervenant pendant une période de 3 (trois) mois à compter de la date de signature, elle est renouvelable tacitement une fois pour une période de 3 (trois) mois sauf dénonciation adressée par lettre recommandée avec accusé de réception 15 (quinze) jours avant l'échéance.

Les Parties s'obligent à maintenir confidentielles les Informations communiquées dans le cadre de la présente convention pendant une durée de 3 (trois) ans à compter de leur communication.

ARTICLE 9
Tout litige qui pourrait survenir à l'occasion de l'interprétation ou de l'exécution de la présente convention sera soumis à la juridiction compétente du ressort de la Cour d'Appel de Paris qui statuera selon la loi française.

Fait à Paris en deux exemplaires

Pour l'Association                                                              Pour le Prestataire


(Signature et date)


Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : 06/11/2017

Dispositif SOS

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